Bericht IX. Forum
IX. Deutsch-Polnisches Compliance Forum
23. Oktober 2018
Die aktuellsten Compliance – Herausforderungen, insbesondere aktuelle Trends in der Standardisierung und Methodik zum CMS oder die neuen Gesetzesinitiativen zum Thema Whistleblowing, wurden zu Themen des IX. Deutsch-Polnischen Compliance Forums, das am 23. Oktober 2018 in dem Handelssaal der Warschauer Wertpapierbörse stattgefunden hat.
Begrüßung und Eröffnung
Das Forum wurde von Monika Gorgoń (Leiterin der Abteilung Compliance und Risiko der Wertpapierbörse) offiziell eröffnet, danach haben sich zum Wort gemeldet Holger Krämer (Deutsche Botschaft Warschau), die Universitätsvertreter: Prof. Dr. Martin Eisend (Vizepräsident Europa-Universität Viadrina Frankfurt Oder) und prof. UAM dr hab. Tadeusz Wallas (Prorektor Adam Mickiewicz Universität Posen), Prof. Dr. Claus Köhler, LL.M. als Vertreter der Deutsch-Polnischen Industrie- und Handelskammer und zum Schluss Prof. Dr. Bartosz Makowicz (Viadrina Compliance Center). Es wurde betont, dass die Bedeutung von effizienter CMS für eine angemessene wirtschaftliche Entwicklung steigt und dass die Themen des IX. Forums sehr aktuell sind.
Eröffnungsvortrag – Quo vadis Compliance?
Der Eröffnungsvortrag wurde von Prof. Dr. Bartosz Makowicz gehalten. Zu Beginn betonte er die Aktualität des Themas aufgrund gesetzgeberischer Aktivitäten in Bezug auf die Unternehmenshaftung und ihr Vergleich half, gemeinsame gesetzgeberische Trends aufzuzeigen, die sowohl in Polen als auch in Deutschland spürbar sind. Zum Schluss des Vortrages wurde darauf hingewiesen, dass die Gesetzesentwürfe eine Änderung des Compliance-Verständnisses beeinflussen – es geht nicht mehr nur um den rechtlichen Aspekt, sondern auch um Ethik und Integrität.
Panel 1: Zwischen Sanktionierung und Belohnung – Trends im Unternehmensstrafrecht
Das Panel wurde vom Moderator dr Marcin Ciemiński eröffnet (Partner bei Clifford Chance) und anschließend hat Harald Hess, LL.M. (Partner der Kanzlei Meister Rechtsanwälte) darauf hingewiesen, dass die Unternehmenshaftung in Deutschland spezifisch ist, weil sie nicht wie in Polen als eine strafrechtliche Verantwortlichkeit geregelt ist, sondern als verwaltungsrechtliche Haftung für eine Straftat gilt und seine Sanktionierung erfolgt gemäß Ordnungswidrigkeitengesetz. Weiter zum Stand der Arbeit an dem Gesetzesentwurf erzählte Dr. Frank Böhme(Bundesministerium der Justiz und Verbraucherschutz) und räumte ein, dass das entwickelte Zuständigkeitsmodell nicht eindeutig als strafrechtliches Verantwortlichkeitsmodell oder kollektives Verantwortungsmodell eingestuft werden kann, da es eine völlig neue Regelung sein soll. Ihre Hauptannahmen sind: die Verpflichtung zur Verfolgung von Straftaten und die sofortige Vollstreckung von Sanktionen. Es wird auch daran gearbeitet, die Höhe der Sanktionen und sowohl konkrete als auch verständliche Regeln für ihre Sanktionierung festzulegen.
Die Reform der Unternehmenshaftung in Polen
Die nächsten polnischen Experten sprachen über das bereits in Polen bestehende Projekt und die darin enthaltenen Regelungen. Tomasz Darkowski (Leiter der Gesetzgebungsabteilung des polnischen Justizministeriums) ein Experte, der an der Erstellung des besprochenen Projekts arbeitete, hat die Regulierung des Artikel 6 dieses Entwurfes als Hauptunterschied in Bezug auf das bereits bestehende Gesetz aufgezeigt. Dem Entwurf zufolge wird die derzeitige Anforderung der Präjudizialität aufgehoben, und das Unternehmen kann mit dem Staatsanwalt zusammenarbeiten und auch an dem Verfahren gegen eine natürliche Person teilnehmen. Der Expert wies darauf hin, dass der Entwurf auch die Möglichkeit einer Unternehmensverantwortlichkeit vorsieht, auch wenn keine für die Tathandlung verantwortliche Person gefunden wird. Ferner verwies er auch auf das umstrittenste Element des Projekts, die sog. Sorgfaltspflicht, die in erster Linie als Compliance zu verstehen ist. Dann nahm Mariusz Witalis (Partner bei EY) das Wort und sagte, dass er die Hauptannahmen des Projekts schätzt. Jedoch stellte er fest, dass einige Unternehmen keine Ahnung haben, was CMS ist, und dass die Einhaltung dieses Gesetzes für sie möglicherweise schwierig sein könnte. Als Vorschlag für den Gesetzgeber schlug der Experte vor, die vorgeschlagenen Regelungen auf einfache und verständliche Weise zu erläutern und die Definition der Sorgfaltspflicht festzulegen, um den Anwendungsbereich des Gesetzes möglichst genau anzugeben.
Kommentar
Das Panel wurde von Wojciech Kowalewski (Mitglied des Vorstands der Siemens sp. z o.o.) zusammengefasst. Er stellte fest, dass die Gesetzesvorlage höhere Standards vorsieht und dass die neuen Vorschriften für Unternehmen, die bereits über CMS verfügen, viel einfacher eingehalten werden können. Negativ beurteilt wurden: das Fehlen einer gesetzlichen Definition der Sorgfaltspflicht und die Einführung der Möglichkeit, vorbeugende Maßnahmen oder Sanktionen ohne ein Gerichtsurteil anzuwenden, was im Falle eines Fehlers zu tatsächlichen wirtschaftlichen Folgen für die Unternehmen führen kann.
Panel 2: Aktuelle Trends in der Standardisierung und Methodik zum Compliance Management
Der Moderator des zweiten Panels, Dr. Dominik Wagner, LL.M. (Partner bei TIGGES Rechtsanwälte) unterstrich einleitend die Bedeutung der Compliance und Legal-Tech, sodann hielt Iwona Czerniec (Kabinettsdirektorin des Leiters des polnischen Zentralamtes für Korruptionsbekämpfung) einen Vortrag über aktuelle Herausforderungen bei der Korruptionsbekämpfung aus Sicht des polnischen Zentralamtes für Korruptionsbekämpfung (pol. Abk.: CBA). Sie sprach über das Regierungsprogramm zur Bekämpfung der Korruption für 2018-2020, welches die Pflichten der Dienste im Bereich der Korruptionsbekämpfung definiert: Stärkung der Transparenz im öffentlichen Leben und bei öffentlichen Ausschreibungen sowie internationale Zusammenarbeit. Die Referentin erwähnte auch den Gesetzesentwurf über die Transparenz des öffentlichen Lebens und besprach ausführlich die Befragungsergebnisse von CBA bei Ämtern, welche hohes Problembewusstsein sowie den Umfang der in diesem Bereich vorgenommenen Maßnahmen, jedoch auch erhebliche Mängel in den Kontrollmechanismen, aufgezeigt haben.
Der zweite Vortrag wurde von der Vertreterin der Warschauer Wertpapierbörse, Monika Gorgoń, LL.M. gehalten. Sie stellte die an der Börse geltenden Standards, die Tätigkeit von bei der Börse wirkenden Komitees sowie auch den Inhalt der aktuellen Empfehlungen vor: die Best Practices der GPW-börsennotierten Gesellschaften 2016 und die empfohlenen Standards für das Compliance-Managementsystem.
Anschließend besprach Marcin Gomoła, Vizepräsident des Compliance-Ausschusses der Warschauer Börse, ausführlich die Standards, wobei besonders Wert auf den sog. Anti-Korruptions-Kodex gelegt wurde.
Im nächsten, von Salvatore Saporito (LexisNexis) gehaltenen Vortrag über die Geschäftspartnerprüfung, wurden verschiedene Methoden der Durchführung mit ihren Vor- und Nachteilen dargelegt. Er klassifizierte sie nach dem potenziellen Risiko und den in die Analyse einbezogenen Maßnahmen – von der einfachen Suche in öffentlichen Suchmaschinen, über den Einsatz spezieller Recherche-Tools, welche viele Datenbanken und das sogenannte Deep Web durchsuchen, bis zur vielschichtigen Due Diligence. Der Referent bezeichnete die Vielfalt der erforschten Informationen als Grundlage der angemessenen Risikobewertung.
Als letzter Vortragender des Panels, stellte Andrzej Bajor (Compliance Manager bei Boehringer Ingelheim), ausführlich eine Kampagne seiner Organisation zur Verbreitung der Compliance-Idee durch moderne und unübliche Kommunikationsformen dar: Animationen, Comics, eine E-Learning-Plattform und Wettbewerbe, welche der Vereinfachung und Angenehm-Gestaltung des Inhalts dienen sollten. Die Erfahrungen aus dem Programm zeigten, dass unkonventionelle Methoden der Verbreitung von Compliance-Idee wesentlich effektiver wirken können.
Panel 3: Whistleblowing – Funktionen, Methoden, Whistleblower-Schutz und aktuelle Gesetzesinitiativen
Das dritte Panel, moderiert von Hanna Hlebicka-Józefowicz (Anwaltskanzlei DZP), begann mit einem Vortrag von Karol Rajewski (Leiter der Rechtsabteilung der Polnischen Finanzaufsichtsbehörde), der Gedanken zu Whistleblowing als Unterstützung in Finanzinstitutionen aufstellte. Er verwies auf die Rolle der Compliance als Teil der internen Kontrolle sowie auf die Frage der moralischen Akzeptanz von Hinweisen. Der Referent stellte außerdem die Whistleblowing-Struktur in Finanzinstituten und Elemente des Whistleblowing-Verfahrens vor.
Der nächste Vortrag wurde von Renata Walterbach-Wywrocka durchgeführt, die mit den Teilnehmern ihre Erfahrungen mit dem Hinweisgebersystem bei einem Unternehmen teilte. Sie berichtete von einer Unregelmäßigkeit innerhalb der Organisation und außerhalb ihrer Grenzen: sowohl am Arbeitsgericht als auch in der polnischen Finanzbehörde erwiesen sich ihre Handlungen jedoch als unwirksam.
Als nächstes sprach Prof. Dr. Claus Köhler, LL.M. (Vizepräsident des Schiedsgerichts der Deutsch-Polnischen Industrie- und Handelskammer und Partner der Kanzlei Meister Rechtsanwälte) über Whistleblowing in den USA. Er betonte, dass diese Thematik sehr kompliziert ist und dass es zwei Punkte gibt, die Handlungen erfordern, und diese sind: die Notwendigkeit, die Whistleblowing-Angelegenheit durch das Gesetz zu regulieren, und die genaue Definition und Regelungen, worauf sich ein Hinweis beziehen kann. Den nächsten Vortrag hielt Kai Leisering(Vorstandsmitglied der Business Keeper AG). Er wies darauf hin, dass Unternehmen, die sich ein wirksames Hinweisgebersystem wünschen, sich von den vorgeschlagenen EU-Verordnungen inspiriert lassen sollten. Er machte auf die Notwendigkeit aufmerksam, eine „Whistleblowingkultur“ in Organisationen aufzubauen, die den Mitarbeitern Vertrauen, Anonymität und technische Zuverlässigkeit der Informationskanäle bei Hinweisen geben wird. Die Fragen, die während des Panels angesprochen wurden, wurden von der Moderatorin Hanna Hlebicka-Józefowiczzusammengefasst. Dabei wurden vier Schlüsselelemente für das Whistleblowing genannt: gute Gesetzgebung, technische Lösungen, Kultur in Organisationen und verantwortungsbewusstes Verhalten des Mitarbeiters.
Fazit
Das IX. deutsch-polnische Compliance-Forum wurde von Dr. Bartosz Jagura, LL.M. (Compliance Institut) abgeschlossen, der sich bei den Referenten, Teilnehmern, Sponsoren und Partnern der Veranstaltung herzlich bedankte.